Einen Outlook Filedialog gibt es nicht – liest man auf sehr vielen Internetseiten und in den verschiedensten Forenbeiträgen.
Die Programmierung ist zwar quick and dirty und ich habe mir die Codeschnipsel aus dem Internet zusammengesucht, aber es funktioniert. Der Trick dabei ist, dass man den Filedialog von Excel aufruft.
Warum das Ganze?
Wieso sollte man einen Filedialog überhaupt benötigen, wenn es diese Funktion doch schon als eigenen Button gibt? 
Die Idee war folgende. In einer Firma werden Teile immer nach dem selben Ablauf bestellt. Damit dieser Ablauf für ca. 20 Mitarbeiter einheitlich ist und nicht jeder irgendwie bestellt oder verschiedene Empfängeradressen verwendet werden und auch für diejenigen verständlich ist, die nur sehr selten etwas bestellen, wurde ein Makro erstellt. Dadurch sollen Fehler vermieden und der Ablauf beschleunigt werden.
Ein Beispiel
Ein vereinfachtes Makrobeispiel sieht wie im Bild aus.
Im Feld Empfänger sind definierte E-Mailadressen der Lieferanten hinterlegt. Somit verwendet jeder Mitarbeiter einheitliche Adressen der Lieferanten.
Weiters kann man gleich auswählen ob die Nachricht mit hoher Priorität (Wichtig) gesendet werden soll und ob man eine Lesebestätigung erhalten möchte.
Im Feld Stücklisten einfügen wird ein Filedialog geöffnet, welcher ein definiertes Verzeichnis aufruft und wo man nur spezielle Dateitypen (*.xls und *.xlsx) auswählen kann.
Eine solche Filterfunktion funktioniert mit dem gewöhnlichen „Datei anfügen“ nicht mehr. Man kann zwar nach Dateien Filtern, aber das ist wieder mit zusätzlichen Klicks behaftet.
Die Vorteile
Erstellt man eine neue E-Mail und klickt auf den im Menü hinterlegten Button des Makros, öffnet sich die Eingabemaske. Arbeitet sich der Benutzer nun Schritt für Schritt durch die Optionen, erhält er beim Klick auf den Ausfüllen-Button eine fix fertige E-Mail, die er nur noch abschicken muss. Alle notwendigen Empfänger im An- sowie CC-Feld sind ausgefüllt, der Betreff, die angehängte Datei und der Standardtext für die Bestellung befinden sich in der Nachricht (die hier gezeigten Beispiele sind stark vereinfacht). Ein weiterer Vorteil ist auch, dass die Signatur des jeweiligen Mitarbeiters ebenfalls in der Nachricht enthalten ist.
Eine kurze Beschreibung
- Eine neue E-Mail erstellen und im Reiter Entwickleroptionen den Visual Basic Editor öffnen.
Diese Registerkarte muss möglicherweise erst aktiviert werden: Office-Schaltfläche – Editor-Optionen – Haken bei Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen - Im Visual Basic Editor ein neues UserForm erstellen.
Schaltflächen usw. auf dem Userform wie gewünscht platzieren - Den Buttons eine oder mehrere Funktionen zuweisen, Programmcode downloaden.
Zum Testen muss eine neue E-Mail Nachricht geöffnet sein, sonst erhält man einen Fehler, weil die Anhänge usw. nirgends eingefügt werden können. Zusätzlich muss unter Extras – Verweise… eine Bibliothek aktiviert werden. Und zwar Microsoft Office Object Library. - Damit man schnell auf das Makro zugreifen kann, legt man es am besten in die Schnellzugriffsleiste.
Office-Schaltfläche – Editor-Optionen – Anpassen – Befehle auswählen – Makros – Makro auswählen und hinzufügen
Die Beschreibung funktioniert auch für Outlook 2010, andere Versionen konnte ich nicht testen.
